"Quando si fa volontariato per qualcosa, è per l'entusiasmo di far parte di qualcosa".
Magalie Perren è capo del personale del Matterhorn Cervino Speed Opening e quindi responsabile di 500 volontari. In questa intervista ci parla delle sfide del suo lavoro e ci offre un'interessante panoramica dei processi dietro le quinte.
Quali sono le sfide dei prossimi giorni?
«Un aspetto fondamentale è la comunicazione con tutti i capisquadra. Coordinarsi con ognuno di loro è essenziale. Il mio obiettivo non è quello di controllare sempre ogni loro movimento, ma di dargli spazio d’azione, pur essendo un po' un perfezionista, che vorrebbe che tutti siano soddisfatti al 100%. Un altro compito importante è assicurarmi che la comunicazione con i volontari sia efficace e che siano informati, che sappiano cosa fare e che si divertano. Purtroppo, non posso essere ovunque contemporaneamente. Devo avere fiducia che tutti stiano facendo del loro meglio e che troveremo il nostro slancio durante l'evento. Devo rendermi conto che non posso essere dappertutto. Bisogna avere fiducia che tutti stiano facendo del proprio meglio e che troveremo il nostro equilibrio.»
Coordinare 500 volontari per una gara di sci di questa portata non è un compito facile. Può spiegarci la sua strategia per ottenere un coordinamento senza intoppi, dai canali di comunicazione all'assegnazione dei ruoli?
«In termini di strategia, questa è la mia prima volta e lo sto capendo man mano. Ho elaborato un piano per creare diversi gruppi, dato che non posso essere ovunque contemporaneamente. Abbiamo gruppi di lavoro e settori di lavoro in cui i team leader più esperti assumono la guida. Cerco di soddisfare le loro esigenze. Creare questi gruppi e mantenere contatti regolari è fondamentale per ricevere un riscontro. Il feedback è fondamentale per reagire in modo efficace ad un imprevisto. È essenziale nominare dei responsabili per sapere con chi mettersi in contatto e per ottenere risposte tempestive. Ci sono aspetti a cui mi sto ancora adattando e so che ci sono margini di miglioramento per il prossimo anno.»
Mantenere il coinvolgimento dei volontari durante una gara di sci presenta sfide uniche. Come fai ad affrontare questi ostacoli e a mantenere il team motivato, considerando fattori come il tempo imprevedibile e le esigenze fisiche dell'evento?
«Certo, l'organizzazione può essere una sfida e cerco di mantenere la calma. Naturalmente, diventa difficile quando entrambi i miei telefoni squillano contemporaneamente. Dico sempre ai volontari che se c'è un problema e non ricevono una risposta diretta dal team leader, devono sentirsi liberi di venire da me. Nell'ufficio dei volontari abbiamo creato uno spazio in cui possono tornare, con bevande e snack a disposizione. È un luogo dove i volontari possono rilassarsi dopo i loro turni e rimane aperto fino a tarda sera. L’obiettivo è avere un gruppo coinvolto, in modo che possano entrare in contatto gli uni con gli altri. Voglio anche lasciare a loro la scelta, per esempio, per il Gran Becca Apero, ho comunicato che ci sarà ogni giorno ma ho volutamente omesso l'orario specifico in modo tale che possano gestirsi tra di loro.»
Come riuscite a mantenere un'atmosfera positiva e a gestire le sfide quando lavorate con i volontari? Potresti condividere con noi qualche consiglio su come promuovere l'unità del team, soprattutto nei momenti difficili?
«Sicuramente tutti noi possiamo avere momenti di stress in cui ci sentiamo un po' sopraffatti, mantenere la calma è una delle strategie migliori. Anche se non possiamo risolvere tutti i problemi nell'immediato, possiamo risolvergli nel modo più efficace possibile. È fondamentale capire le esigenze dei volontari e il mio obiettivo principale è quello di entrare in contatto con loro, cercando di immaginare cosa si prova a essere nei loro panni. Questo è stato il mio obiettivo principale durante l'estate: pensare: "Se fossi un volontario, di cosa avrei bisogno? Cosa è importante per me?". Questa prospettiva mi ha aiutato a organizzare il mio processo di pianificazione. Non tutto va sempre come speriamo. Noi del team ci aiutiamo a vicenda, ma può anche accadere che non tutti siano sempre di buon umore. Ma alla fine il nostro obiettivo principale è l’organizzaizone della gara di sci o queste gare di sci. Lavoriamo tutti per questo e dobbiamo essere fiduciosi, reattivi e comprensivi. Quando ci si offre volontari per qualcosa è perché si è entusiasti di farne parte. Onestamente, questo mi fa venire voglia di fare il volontario, di fare esperienza e di vedere cosa c’è dietro all’organizzaizone di un evento del genere.»