«Quand on s'engage bénévolement pour quelque chose, c'est par enthousiasme de faire partie de quelque chose.»
Magalie Perren est Chief of Staff du Matterhorn Cervino Speed Opening et donc également responsable de 500 bénévoles. Dans l'interview, elle parle des défis de son travail et donne un aperçu passionnant de ce qui se passe en coulisses.
Quelles sont les tâches essentielles sur ta liste pour les jours à venir ?
«Une des tâches cruciales, pour moi, est bien sur la communication avec tous les chefs d'équipe. Coordonner avec chacun d'eux est essentiel. Mon objectif n'est pas de tout contrôler, mais de leur laisser de l'espace. Je ne cherche pas à tout contrôler, mais plutôt à leur laisser de la place. Une autre tâche cruciale pour moi est de m'assurer que la communication avec les volontaires est efficace et qu'ils sont satisfaits. Malheureusement, je ne peux pas être partout à la fois. Il faut donc faire confiance à chacun, en espérant que nous trouverons notre rythme tout au long de l'événement.»
Coordonner 500 volontaires pour une course de ski de cette envergure n'est pas une tâche facile. Peu-tu élaborer sur ta stratégie pour assurer une coordination efficace?
«En matière de stratégie, c'est ma première fois, et je découvre au fur et à mesure. J'ai mis en place un plan pour former différents groupes, car être partout en même temps n'est pas possible. Ces groupes, dirigés par des chefs d'équipe expérimentés, sont déployés dans divers secteurs de travail. Mon approche consiste à essayer de sélectionner les bonnes personnes, puis à me retirer, favorisant ainsi leur autonomie. La création de ces groupes et le maintien d'une communication régulière sont cruciaux pour avoir des retours. Ces retours sont importants en cas de problème, afin que je puisse réagir efficacement. Il est également essentiel de définir clairement les responsabilités de chacun pour assurer des réponses rapides. Bien que certains aspects ont besoin encore d’ajustements, je suis consciente qu'il y a des opportunités d'amélioration pour l'année prochaine.»
Maintenir l'engagement des bénévoles lors d'une course de ski présente des défis uniques. Comment abordes-tu ces obstacles et gardes-tu l'équipe motivée, compte tenu de facteurs tels que la météo imprévisible et les exigences physiques de l'événement ?
«Bien sûr, l'organisation peut être un défi, et j'essaie de garder un esprit assez calme. Bien sûr, cela devient difficile quand mes deux téléphones sonnent simultanément. Je dis toujours aux volontaires que s'ils ont un problème et qu'ils n'arrivent pas à avoir de réponse directe du chef d'équipe, ils devraient venir me voir. Dans notre bureau des volontaires, nous avons créé un espace - pas tout à fait un salon, mais avec des boissons et de la nourriture disponibles. C'est un endroit où les volontaires peuvent se détendre après leurs shifts, et il reste ouvert jusqu'à tard dans la soirée. J'essaie de maintenir le groupe engagé pour qu'ils puissent se connecter les uns aux autres. Je veux aussi leur laisser une certaine autonomie. Par exemple, pour le Gran Becca Apero, j'ai informé de son déroulement chaque jour mais j'ai délibérément omis l'heure spécifique. Je fais confiance aux volontaires pour communiquer et se motiver mutuellement.»
Comment assures-tu une ambiance positive et surmontez-vous les difficultés en travaillant avec des bénévoles? Comment renforces-tu l'unité de l'équipe, surtout lors de moments difficiles ?
«Bien sûr, nous pouvons tous avoir des moments de stress où nous nous sentons un peu dépassés. Je comprends l'importance de maintenir un esprit calme et de prendre les choses une étape à la fois. Bien que nous ne puissions pas résoudre tous les problèmes immédiatement, nous pouvons réagir et communiquer aussi efficacement que possible. Comprendre les volontaires est crucial, et mon objectif principal est de me connecter avec eux, en essayant d'imaginer ce que c'est que d'être à leur place. C'était ma principale préoccupation tout au long de l'été - penser, "Si j'étais une volontaire, de quoi aurais-je besoin? Qu'est-ce qui est important pour moi?" Cette approche m’a guidé dans mon organisation. Comme je l'ai mentionné précédemment, mettre la théorie en pratique peut être un défi, et il y a beaucoup en jeu. Ce n'est pas comme si tout était génial et toujours ensoleillé. Dans l'équipe, nous nous aidons mutuellement, tout le monde traverse ces moments de stress. Nous devons nous accepter les uns les autres aussi dans ces moments-là. Mais au final, notre objectif principal reste ces courses de ski. Ensemble, on avance, on fait confiance à la réactivité et la compréhension de chacun. Je pense que c'est ce qui aide beaucoup. Lorsque l'on se porte volontaire pour quelque chose, c'est parce que l'on est excité de faire partie de quelque chose. Honnêtement, cela me donne envie d'être volontaire aussi, juste pour acquérir de l'expérience et voir comment d'autres courses de ski ou d'autres événements s’organisent, comment ils se structurent. Comme je l'ai dit, je n'ai jamais vraiment été volontaire. Quelques petites choses mais jamais en arrière-plan.»